Integritets-
policy
1. Allmänt
Denna policy avseende integritet (”Integritetspolicy”) beskriver hur Uper Group, 559066-0741, Heurlins Plats 1a, 413 01 Göteborg (”Uper Group”, ”vi”), samlar in, behandlar, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
2. Personuppgiftsansvarig
Uper Group är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
3. När behandlar vi dina personuppgifter?
3.1 Vi behandlar dina personuppgifter när du köper våra tjänster, när vi marknadsför oss samt när du kontaktar oss för service eller information. Vi behandlar även personuppgifter när du registrerar dig i vår kandidatbank och när du registrerar dig i vårt karriärnätverk.
4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
4.1 För dig som köper en tjänst av Uper Group
De personuppgifter Uper Group samlar in och behandlar om dig när du köper en tjänst är:
- Namn
- Identifikationsnummer (personnummer eller organisationsnummer)
- Adress
- E-postadress
- Telefonnummer
4.2 För dig som kontaktar Uper Group per post, e-post, telefon eller genom kontaktformulär
De personuppgifter Uper Group samlar in och behandlar om dig som kontaktar oss är:
- Namn
- Adress
- E-postadress
- Telefonnummer
4.3 För dig som registrerar dig i vår kandidatbank
De personuppgifter Uper Group samlar in och behandlar om dig som registrerar dig i vår kandidatbank är:
- Namn
- Adress
- E-postadress
- Telefonnummer
- Bild
- CV
- Personligt brev
- Utbildningsinformation och betyg
4.4 För dig som registrerar dig i vårt karriärnätverk
De personuppgifter Uper Group samlar in och behandlar om dig som registrerar dig i vårt karriärnätverk är:
- Namn
- Adress
- E-postadress
- Telefonnummer
- CV
- Intervjuanteckningar
5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?
5.1 För dig som köper en tjänst av Uper Group behandlas personuppgifter i syfte att:
- Kunna ingå avtal med dig, prestera avtalad tjänst, fakturera för utförd tjänst, fullfölja ansvarstid för tjänsten och tillhandahålla support;
- Möjliggöra kontakt och kundservice, besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter;
- Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post samt SMS avseende Uper Groups och utvalda samarbetspartners varor och tjänster;
- Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar;
5.2 För dig som kontaktar Uper Group, per post, e-post, telefon eller genom kontaktformulär behandlas personuppgifter i syfte att:
- Besvara frågor
- Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, samt SMS avseende Uper Groups och utvalda samarbetspartners varor och tjänster
5.3 För dig som registrerar dig i vår kandidatbank behandlas personuppgifter i syfte att:
- Tillhandahålla information om tillgängliga tjänster
- Överväga olika kandidater utifrån olika erfarenheter, studieresultat och meriter
- Kontakta dig, administrera kallelse och bokning av tid för intervju
- Administrera ditt CV, personliga brev, betyg och examensbevis
- Presentera er som kandidater för våra samarbetspartners
5.4 För dig som registrerar dig i vårt karriärnätverk behandlas personuppgifter i syfte att:
- Tillhandahålla information om evenemang arrangerade av Uper Group eller Uper Group samarbetspartners
- Sända Uper Groups månatliga nyhetsbrev
- Tillhandahålla information om tillgängliga tjänster
6. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter
6.1 Uper Group baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.
6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund, så som för att kunna administrera köpet, prestera köpt tjänst, fakturera dig samt för att fullfölja Uper Groups förpliktelser under ansvarstiden för tjänsten.
6.3 En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna skicka erbjudanden till dig om våra varor och tjänster. Uper Group har ett berättigat intresse av att marknadsföra sina tjänster och sina varor. Uper Group behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning och utför ingen behandling som utgör profilering med stöd av en intresseavvägning. Uper Group har även ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter för att besvara inkomna frågor och återkoppla när du initierar en kontakt med Uper Group.
6.4 I vissa fall kan Uper Group ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.
6.5 Uper Group behandlar dina personuppgifter då du ger ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Du har alltid rätt att återkalla ett givet samtycke.
7. Sammanställning av vår personuppgiftsbehandling
| Ändamål | Rättslig grund | Kategorier av personuppgifter | Lagringstid |
|
När du köper tjänst: För att ingå avtal, prestera avtalad tjänst, fakturera för utförd tjänst, fullfölja ansvarstid och tillhandahålla support |
Fullgörelse av avtal om köp av tjänst mellan Uper Group och Kunden |
|
Tre år |
|
När vi fakturerat dig: För att upprätthålla och administrera bolagets bokföring |
Rättslig förpliktelse |
|
Sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades |
| För att marknadsföra Uper Group och våra koncernbolags varor och tjänster genom telefon, post och e-post | Intresseavvägning |
|
Ett år efter att du senast varit aktiv hos Uper Group, till exempel genom att handla hos oss eller kontakta oss |
|
När du kontaktar oss: För att återkoppla vid kontakt samt besvara inkomna frågor |
Intresseavvägning |
|
En månad från att frågan kommit in eller den senare tidpunkt då frågan besvaras |
|
När du registrerar dig i kandidatbanken: Att tillhandahålla information om tillgängliga tjänster, överväga olika kandidater, kontakta dig, administrera kallelse och bokning av tid för intervju, samt administrera ditt CV, personliga brev, betyg och examensbevis |
Samtycke |
|
Så länge samtycke föreligger |
|
När du registrerar dig i karriärnätverket: Att tillhandahålla information om evenemang arrangerade av Uper Group eller Uper Groups samarbetspartners, att tillhandahålla information om tillgängliga tjänster samt att sända Uper Groups månatliga nyhetsbrev till medlemmar i karriärnätverket |
Samtycke |
|
Så länge samtycke föreligger |
8. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?
8.1 Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Uper Group kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Uper Groups rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.
9. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?
9.1 Uper Group kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part, såsom till Uper Groups koncernbolag, leverantörer av IT-tjänster, leverantörer av kommunikationstjänster och andra samarbetspartners.
9.2 Om du ansöker om en kredit vid köp av en vara eller tjänst kan dina uppgifter komma att lämnas ut till kreditupplysningsföretag.
9.3 Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av Uper Group om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Uper Group rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.
10. Ändring av integritetspolicy
10.1 Uper Group har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Uper Group kommer att med rimligt varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn.
11. Skyddet av dina personuppgifter
11.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Uper Group har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis sparas alla uppgifter om kunder i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.
12. Dina rättigheter
12.1 Uper Group ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
12.2 Uper Group kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
12.3 Du har rätt att begära
- Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag rörande vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt.
- Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
- Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
- Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.
- Återkallande av samtycke. Om behandling grundar sig på avgivet samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.
12.4 Uper Group kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter.
12.5 Du har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
12.6 Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
12.7 Om du inte vill att behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett mail till fredrik.paring@cilbuper.com. När har vi mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.
12.8 Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.
13. Kontaktinformation
13.1 Kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Vår kontaktinformation hittar du nedan.
Uper Group AB
Heurlins Plats 1a
413 01 Göteborg
1. General information
This policy regarding integrity (”Integrity Policy”) describes how Uper Group, 559066-0741, Heurlins Plats 1a, 413 01 Göteborg (”Uper Group”, ”we”), collects, processes, provides and stores your personal data. You must always be able to feel secure when you provide us with your personal data. The aim of this Integrity Policy is to show how we ensure that your personal data is processed in accordance with applicable personal data legislation.
2. Data Controller
Uper Group is data controller for the processing of your personal data and is responsible that such processing takes place in accordance with applicable legislation.
3. When do we process your personal data?
3.1 We process your personal data when you purchase our services, when we market ourselves and also when you contact us for service or information. We also process personal data when you register in our candidate bank and when you register in our career network.
4. Which personal data do we process about you?
4.1 If you purchase a service from Uper Group
The personal data Uper Group collects and processes about you when you purchase a service is:
- Name
- Identification number (personal identity number or corporate identity number)
- Address
- E-mail address
- Phone number
4.2 if you contact Uper Group by post, e-mail, telephone or contact form
The personal data Uper Group collects and processes about people who contact us is:
- Name
- Address
- E-mail address
- Phone number
4.3 If you register in our candidate bank
The personal data Uper Group collects and processes about you if you register in our candidate bank is:
- Name
- Address
- E-mail address
- Phone number
- Picture
- CV
- Personal letter
- Education information and certificates
4.4 If you register in our career network
The personal data Uper Group collects and processes about you if you register in our career network is:
- Name
- Address
- E-mail address
- Phone number
- CV
- Interview notes
5. Why do we process data about you?
5.1 If you purchase a service from Uper Group, personal data is processed in order to:
- Be able to enter into a contract with you, provide the agreed service, issue an invoice for the service performed, fulfil liability period for the service and provide support;
- Facilitate contact and customer service, answer questions and rectify incorrect data;
- Provide information and target marketing, by post, e-mail and SMS in relation to Uper Group’s and selected collaborative partners’ goods and services;
- Comply with applicable legislation, for example, the Accounting Act;
5.2 If you contact Uper Group by post, e-mail, telephone or contact form, personal data is processed in order to:
- Answer questions
- Provide information and target marketing, by post, e-mail and SMS in relation to Uper Group’s and selected collaborative partners’ goods and services
5.3 If you register you in our candidate bank, personal data is processed in order to:
- Provide information about available services
- Consider different candidates based on different experience, study results and qualifications
- Contact you, administer notification and booking of time for interview
- Administer your CV, personal letter, certificates and degree certificate
- Present you as a candidate to our collaborative partners
5.4 If you register in our career network, personal data is processed in order to:
- Provide information about events arranged by Uper Group or Uper Group’s collaborative partners
- Send Uper Group’s monthly newsletter
- Provide information about available services
6. The legal grounds for our processing of your personal data
6.1 Uper Group bases the processing of your personal data on a number of legal grounds. They are described in this section.
6.2 Among other things, we process your personal data so that we can fulfil the agreement with you as customer, and also so that we can administer the purchase, perform the service purchased, invoice you and in order to meet Uper Group’s obligations during the liability period for the service.
6.3 A proportion of the processing of personal data that we perform is based on a so-called legitimate interest. This applies, for example, to the processing we undertake in order to be able to send offers to you about our goods and services. Uper Group has a legitimate interest in marketing its services and its goods. Uper Group does not process sensitive personal data with the support of a legitimate interest and does not undertake any processing which constitutes profiling with the support of a legitimate interest. Uper Group also has a legitimate interest in processing personal data in order to answer questions received and to respond when you initiate a contact with Uper Group.
6.4 In certain cases, Uper Group can have a legal obligation to process your personal data. This applies, for example, to the processing of personal data that we perform in order to be able to meet the requirements of the Accounting Act.
6.5 Uper Group processes your personal data when you give your consent to your personal data being processed for one or a number of specific purposes. You are entitled to withdraw a consent that you have given at any time.
7. Summary of our personal data processing
| Purpose | Legal ground | Categories of personal data | Storage period |
|
When you purchase a service: In order to enter into a contract, perform an agreed service, invoice for a service performed, fulfil liability period and provide support |
Performance of contract for purchase of service between Uper Group and the Customer |
|
Three years |
|
When we invoice you: To maintain and administer the company’s accounts |
Legal obligation |
|
Seven years after the calendar year when the financial year ended |
|
To market Uper Group and our group companies’ goods and services by phone, post and e-mail |
Legitimate interest |
|
One year after you were last active at Uper Group, for example, by purchasing from us or contacting us |
|
When you contact us: In order to get back to you when you when you contact us and also to answer questions received |
Legitimate interest |
|
One month from when the question was received or subsequently when the question was answered |
|
When you register in the candidate bank: To provide information about available services, consider different candidates, contact you, administer notification and booking of time for interview, and also administer your CV, personal letter, certificates and degree certificate |
Consent |
|
As long as consent is in place |
|
When you register in the career network: Provide information about events arranged by Uper Group or Uper Group’s collaborative partners, to provide information about available services and also to send Uper Group’s monthly newsletter to members in the career network |
Consent |
|
As long as consent is in place |
8. How long do we save data about you?
8.1 Your personal data is saved only as long as there is a need to save it in order to to fulfill the purposes for which the data was collected in accordance with this Integrity Policy. Uper Group may save the data for longer if needed to meet legal requirements or to protect Uper Group’s legal interests, e.g. if a legal process is ongoing.
9. To whom do we provide personal data?
9.1 Uper Group may provide data to third parties, such as Uper Group’s group companies, suppliers of IT services, suppliers of communication services and other collaborative partners.
9.2 If you apply for a credit in connection with purchase of a product or service, your data may be provided to a credit agency.
9.3 In addition, personal data may be provided by Uper Group if it is necessary in order to comply with legal requirements or requirements from authorities, in order to protect Uper Group’s legal interest or to detect, prevent or highlight fraud and other security- or technical problems.
10. Change of integrity policy
10.1 Uper Group is entitled to change its Integrity Policy at any time. Uper Group will inform you of changes to the Integrity Policy with reasonable notice.
11. Protection of your personal data
11.1 You must always be able to feel secure when you provide us with your personal data. Uper Group has therefore instituted the security measures that are necessary to protect your personal data against improper access, modification and deletion. For example, all data about customers is saved in a database that is protected through authorisation control and firewall.
12. Your rights
12.1 Uper Group is responsible that your personal data is processed in accordance with applicable legislation.
12.2 At your request or on your own initiative, Uper Group will correct, fully anonymise, delete or supplement data that is discovered to be incorrect, incomplete or misleading.
12.3 You have the right to request
- Access to your personal data. This means that you are entitled to request an extract from the register of processing that we perform in relation to your personal data. You are also entitled to obtain a copy of the personal data that is processed. You are entitled on one occasion per calendar year, through a written and signed application, to obtain a register extract free of charge concerning which personal data is registered about you, the reasons for the processing and the recipient to which the data has been or will be provided. You are also entitled to obtain information in the register extract about from where the data has derived if the personal data has not been collected from you, the presence of automated decision making (including profiling), as well as the anticipated period during which the data will be stored or the criteria that are used to set this period. In addition you are entitled to obtain information in the register extract about your other rights as detailed in this point.
- Correction of your personal data. At your request we will correct as quickly as possible the incorrect or incomplete data we process about you.
- Deletion of your personal data. This means that you are entitled to request that your personal data is removed if it is no longer necessary for the reason for which it was collected. However, there can be legal requirements preventing us form immediately deleting your personal data in, for example, accounting and tax legislation. We will then discontinue the processing being performed for reasons other than compliance with the legislation.
- Restriction on processing. This means that your personal data is marked so that it may only be processed for certain restricted reasons. These include requesting restriction when you consider that your data is incorrect and you have requested correction. Processing of the data will be restricted during the period that its correctness is being investigated.
- Withdrawal of consent. If processing is based on consent given, you are entitled to withdraw your consent at any time.
12.4 Uper Group will inform every recipient to which the personal data has been provided of any correction or deletion of data and also restriction on processing of data.
12.5 You are entitled to data portability. This entails a right under certain circumstances to obtain and transfer your personal data in a structured, generally utilised and machine-readable format to another personal data controller.
12.6 You are entitled to object to personal data processing that is performed with the support of a legitimate interest. If you object to such processing we will only continue the processing if there is a legitimate reason for the processing which outweighs your interests.
12.7 If you do not want your personal data to be processed for direct marketing, you are entitled at all times to object to such processing by sending a mail to fredrik.paring@cilbuper.com. When we have received your objection, we will stop processing your personal data for such marketing purposes.
12.8 You are entitled to submit any complaints regarding the processing of your personal data to the Data Inspection Board.
13. Contact information
13.1 Contact us if you have any questions about this Integrity Policy, the processing of your personal data or if you want to request a register extract. Our contact information can be found below.
Uper Group AB
Heurlins Plats 1a
413 01 Göteborg